Меню
Главная - Трудовое право - Какправильно оформить пко подотчет

Какправильно оформить пко подотчет

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если ПКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер ПКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». ПКО составляется в день поступления денег в кассу! И никак иначе. Дата указывается в формате – ДД.ММ.ГГГГ.


Инфоinfo
О чем пойдет речь: в очередной раз финансисты внесли изменения в порядок ведения кассовых операциях. Теперь для выдачи наличных денег под отчет не требуется погашение задолженности по ранее полученной подотчетной сумме, кроме того оформить приходные и расходные кассовые операции можно в электронном виде с использованием электронной подписи, а также скорректированы некоторые действия кассиров.

Подробнее рассмотрим в статье.

Для чего нужны были изменения


В связи с введением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн – касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях чиновники ввели новшества в обработке приходных и расходных документов. Таким образом, приход и расход средств будет сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными по окончанию рабочего дня.

Вниманиеattention
Основанием для возврата неиспользованной суммы выступает авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, квитанции на оплату проживания, чеки на оплату хозрасходов, т.п.).

Рассмотрим пример. 01.08.2019 года издан приказ о направлении менеджера продаж ООО «Фактор» Васюкова в командировку в г. Тула на 4 дня (06.08.2019 – 09.08.2019).

02.08.2019 года Васюков оформил заявление о выдаче средств под отчет в качестве аванса на предстоящую командировку в сумме 6.300 руб., в том числе:

  • суточные за 4 дня – 2.800 руб.

(700 руб. * 4);
  • проезд в Тулу и обратно на автобусе – 1.200 руб.;
  • проживание в Туле (2 сут.) – 2.300 руб.
  • На основании заявления, подписанного директором ООО «Фактор», издан приказ о выдаче средств Васюкову наличными через кассу.

    При этом вносится слово «через», например «Принято от «Наименование организации» через «ФИО сотрудника через которого переданы средства»».

    В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору».

    В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами). Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.

    Здесь следует обратить внимание на такую особенность.

    Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.

    Хотите узнать, когда может получить директор деньги в подотчет? Тогда читайте статью «Как правильно выдать деньги в подотчет директору?».

    Образец заполнения РКО подотчетному лицу

    Начинающему бухгалтеру, а также тем практикующим бухгалтерам, которые захотят проверить себя в правильности заполнения РКО подотчетному лицу, мы предлагаем скачать образец заполнения расходного ордера на подотчет прямо здесь.

    Скачать образец

    Итоги

    Необходимо помнить, что перед началом заполнения РКО бухгалтер должен получить от сотрудника его собственноручное заявление, завизированное руководителем. Оформлять расходный кассовый ордер нужно аккуратно, нельзя допускать ошибки и делать исправления.

    Как же поступить, чтобы избежать претензий контролеров? Закрепите в положении о расчетах с подотчетными лицами такие положения два пункта:

    Во-первых, выдавать деньги по заявлению сотрудника с визой руководителя «Выдать в подотчет».

    Во-вторых, выдавать новый подотчет сотруднику, только если за ним не числится задолженность по предыдущему авансу, по которому наступил срок предоставления авансового отчета.

    Кроме того, направьте запрос о разъяснении порядка ведения выдачи денег в подотчет в связи со сложившейся ситуацией вышестоящий орган (учредителю). После поступления ответа ведите кассовые операции согласно разъяснению.

    Важноimportant
    Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

    Строка «Принято от». Указывается:

    — ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации.

    — «Наименование организации» через «ФИО» (см.


    образец ниже) — если деньги принимаются от работника сторонней организации.

    Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».

    Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу.

    При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами.

    • Возмещение ущерба сотрудником;
    • Реализация имущества, принадлежащего компании;
    • Возврат или поступление заемных средств;
    • Поступление денег со счета компании;
    • Приход наличной выручки от хозяйственной деятельности (на конец рабочего дня заполняется один ПКО на всю сумму выручки).

    Индивидуальные предприниматели оформлять ПКО, как и другие бланки кассовой дисциплины (например: РКО, кассовую книгу и пр.), не обязаны, но могут применять такие документы по собственной инициативе в целях учета и контроля за перемещением и расходованием наличных средств.

    Порядок и способы оформления ПКО

    Унифицированный бланк ордера (№ КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.

    Документ состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к ПКО.

    Ордер выписывается в одном экземпляре.

    Касса»Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации.

    В графе “Кредит, корреспондирующий счет, субсчет” указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации. Это могут быть такие счета, как 90.1 «Выручка от продаж», 51 «Расчётные счета», 62 «Расчёты с покупателя ми и заказчиками», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчёты с учредителями».

    В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу.

    В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования.

    В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства.

    При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО;

    возврат неиспользованных подотчетных денег;

    получение денег с расчетного счета;

    возврат заимствованных средств;

    средства, вносимые в уставный капитал.

    Форма приходного кассового ордера

    Для приходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-1), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г.

    Заполняется бланк приходного кассового ордера следующим образом:

    В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО, присвоенный отделом статистики.

    Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк.

    ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года — порядковый номер ставится в графе «Номер документа».

    В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число.

    В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование:

    Так в графу “Дебет” заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства.

    Приложение № 7);

    7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) — чек, выданный терминалом;

    8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

    4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.

    Документ Что нужно проверить Кассовый чек Наличие перечня товаров (работ, услуг) с указанием количества и стоимости каждой единицы.
    При отсутствии такой информации в кассовом чеке она должна быть в других выданных документах, например в товарном чеке Товарный чек Наличие реквизитовп. 2 ст.
    Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.СОВЕТ

    При перечислении подотчетных сумм на карту работника не забудьте в платежном поручении в поле о назначении платежа указать, что они являются именно подотчетными. Иначе есть риск, что налоговики при проверке посчитают их зарплатой и обложат НДФЛ.
    Кроме того, от назначения платежа часто зависит размер банковской комиссии, взимаемой за перевод.

    УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Луч»

    В.А. Светлов

    22.03.2016

    Инструкция для подотчетных лиц

    1. Общие требования к выдаче и расходованию подотчетных сумм.

    1.1.

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *